Conditions générales relatives à l’inscription aux stages de l’asbl Actias luna.

Mention légales et conditions générales d’utilisation et de vente.

Version actualisée et en vigeur le 01.04.2021

Concerne aussi les bien les stages en internats qu’en externats organisés par l’asbl Actias Luna.

Le fait de s’inscrire implique la connaissance et l’acceptation des présentes conditions générales ainsi que l’adhésion par chacun au règlement d’ordre intérieur et au respect des règles de conduite de vie en communauté.

Généralités

• ›  Les limites d’âge minimum et maximum sont définies pour chacun des stages. Les âges requis sont ceux atteints au premier jour du stage.  Dans certains cas, un participant peut participer au stage si celui-ci est proche de l’âge requis pour y participer, sous couvert d’acceptation des responsables.
• ›  Le stagiaire doit être physiquement apte à entreprendre ce stage. Généralement, une bonne condition physique suffit. Dans certains cas, des aptitudes particulières sont requises et sont signalées pour chacun des stages concernés.
• ›  Un certificat médical attestant de l’aptitude à la pratique sportive sera demandé à tous les stagiaires de 50 ans et +. Document à remettre le premier jour du stage. Tous les renseignements peuvent être obtenus auprès des centres sportifs.
• ›  Les stages se déroulant par essence en extérieur seront maintenus en cas d’intempéries.
• ›  Suivant les nécessités de l’organisation, les stagiaires peuvent être transportés en véhicules (voiture,bus, minibus,…) vers les lieux d’activités.
• ›  L’autorisation de participer au stage de la personne exerçant l’autorité parentale, est indispensable pour les mineurs d’âge. La carte d’identité du stagiaire doit être obligatoirement remise dès le 1er jour du stage.
• ›  Les stages sont accessibles aux personnes de nationalité étrangère résidant ou non en Belgique. Veuillez prendre contact avec l’asbl pour effectuer l’inscription.

Sécurité

• ›  Afin de garantir une sécurité maximale aux participants, une maîtrise suffisante de la langue française est requise : les stagiaires doivent être capables de suivre une conversation courante et de saisir toutes les consignes données par les moniteurs. Si la connaissance du français s’avère insuffisante et met ainsi en péril le bon déroulement du stage, le participant ne sera pas autorisé à prendre part au séjour sportif et l’inscription sera donc refusée en raison de la nullité du consentement des parties, vicié par une erreur.

Horaires

› L’accueil des stagiaires se fait le premier jour du stage (en externat) parfois la veille (en internat). Les participants recevront un mail dans lequel les horaires précis seront communiqués en fonction du stage. Cela peut varier en fonction d’une garderie mise en place avant et après l’horaire du stage définit.

› En externat, les stages commencent le matin à partir de 9h, 9h30, pour se terminer entre 16 et 17h, suivant l’organisation interne et du lieu dans lequel le stage s’effectue.

› Dans certains centres sportifs, des garderies sont organisées à partir de 8 h et jusqu’à 18 h, pour les stagiaires inscrits à un stage en externat, moyennant une participation forfaitaire aux frais de 15 € par semaine. Dans le cas ou le stage n’est pas d’une durée de 5 jours, un prorata sera calculé sur le montant forfaitaire de la semaine.

Vie privée

Dans le cadre de la mission d’encadrement sportif , d’animation et de développement personnel d’Actias Luna, les participants peuvent être amenés à être photographiés ou filmés pendant les activités du stage ou la vie quotidienne en internat. Ces photos ou vidéos sont susceptibles d’être utilisées pour la promotion des activités d’Actias Luna (affiches, dépliants, web, réseaux sociaux, etc.).

L’inscription au stage implique donc que vous autorisiez Actias luna à :
› utiliser librement les photos et vidéos comportant

l’image du stagiaire dans tout type de publication tel

qu’énoncé ci-dessus ;
› inclure et archiver ces photos et vidéos dans la base de données en ligne d’Actias Luna accessible au public librement ou par téléchargement.

Néanmoins, tout stagiaire ou la personne exerçant l’autorité parentale sur le stagiaire peut signifier son refus de la publication des photos individuelles le concernant par simple courrier ou courriel adressé à l’asbl Actias luna. Tout stagiaire ou la personne exerçant l’autorité parentale sur le stagiaire peut également demander à info@actiasluna.be le retrait du site Web ou de la page Facebook d’Actias Luna ou de ses affiliés de toute photo individuelle le concernant.

Bulletins d’inscriptions et détails

Les bulletins d’inscription se trouvent sur le site d’Actias Luna sous l’onglet Fiche d’inscription et/ou peuvent être envoyer par mail aux personnes intéréssées.
Lorsqu’un stagiaire est mineur, il est impératif de fournir précisément les coordonnées de la personne responsable de l’inscription, qui s’engage à régler le montant du stage. Aucune demande de changement de date, de stage, de centre sportif, de lieu ne sera prise en considération, exception faite dans le cadre de circonstances particulières et dûment justifiées.

En internat, les inscriptions sont clôturées 6 jours calendrier avant le début du stage. En externat, elles le seront le jeudi qui précède le début du stage.

Toute inscription tardive sera soumise à l’acceptation éventuelle de la direction concerné.

Prix des stages

Les prix mentionnés comprennent l’encadrement, l’assurance, le prêt de matériel sportif (à l’exception de l’équi- pement personnel et sauf mentions spécifiques pour certains stages), les droits d’entrée (visites, randonnées, bassin de natation, sauna, etc.) et de transports éventuels dans le cadre des activités prévues au programme du stage. Dans certains cas, les transports peuvent nécessiter un forfait qui n’est pas compris dans le prix de base du stage.

Pour les stages en internat, ils comprennent également l’hébergement et la restauration. Ils sont payables d’avance.
Attention, l’envoi d’un bulletin d’inscription rend votre inscription effective et entraîne l’obligation de verser le montant correspondant au stage choisi.

L’acompte et le solde du prix du stage devront être acquittés avant les dates mentionnées dans le mail qui vous est envoyé avec les modalités d’inscription.
En cas d’inscription tardive, après la clôture des inscriptions, il est indispensable de produire la preuve matérielle du paiement dès le premier jour du stage.  

Cas particuliers : Certains stages peuvent être payées en plusieurs fois, cela en maximum 3 fois, dans un délais de 1 mois suivant la date de fin du stage en question. Cela sous couvert d’acceptation des responsables de l’asbl Actias Luna.

Réduction « famille nombreuse »

Vous pouvez bénéficier d’une réduction « famille nombreuse » de 10 % sur le prix du stage à partir du 2^ème stagiaire inscrit. Pour ce faire, la demande doit obligatoirement être formulée au moment de l’inscription.

Le document  à fournir pour justifier votre demande de réduction est :

• Une composition de ménage délivrée par votre administration communale datée de l’année précédente au plus tard. Une nouvelle application mise en œuvre par le SPF – « Mon DOSSIER » -, permet dorénavant de télécharger gratuitement une composition de ménage. Ce document doit parvenir au centre concerné au plus tard 10 jours ouvrables après l’inscription. Passé ce délai, la réduction ne sera plus accordée.
• Pour l’instant Actias Luna ne permet pas l’obtention d’attestation fiscale pour la participation au stage. Ceux-ci sont privés. L’équipe est néanmoins active pour que cela puisse changer dans un futur proche.

Annulation et remboursement

Annulation par le stagiaire

L’annulation de la participation au stage et le remboursement de l’inscription seront acceptés :

• en cas de maladie ou d’accident préalable au stage, sur présentation d’un certificat médical daté au plus tard du premier jour du stage ;

• en cas de maladie ou d’accident survenu au cours du stage, pour autant que l’accident ne soit pas la conséquence d’une imprudence, d’une désobéissance ou du non-respect des consignes données. Dans ce cas, le remboursement sera effectué comme suit :

– frais d’hébergement et de restauration : remboursement des journées et nuitées restantes (sauf celle entamée) ;

– droits d’inscription : remboursement de ces mêmes journées (en application du tarif journalier) ;

• en raison de circonstances imprévues graves et motivées : une justification autorisée (attestation par exemple) sera demandée.

Dans tous les cas, la demande de remboursement et les documents justificatifs doivent être adressés à l’asbl immédiatement après l’annulation de votre participation. Une somme forfaitaire de 15 € pour frais administratifs sera retenue pour chaque annulation.

Annulation par Actias Luna asbl

En cas d’annulation d’un ou de plusieurs stages/formations par Actias Luna, celle-ci s’engage à rembourser l’intégralité du prix du stage, sans frais administratifs. Aucune indemnité ne pourra cependant être réclamée par le stagiaire ou par la personne responsable de l’inscription, ni par la personne exerçant l’autorité parentale sur le stagiaire.

Assurances

En complément de leur assurance maladie invalidité personnelle, les participants aux stages sont assurés par nos soins contre les risques en responsabilité civile et contre les accidents corporels qui surviendraient dans le cadre du stage. Il y a une couverture en cas de décès, invalidité permanente, invalidité temporaire, frais médicaux et intoxication alimentaire.

L’intervention de notre assurance est limitée au remboursement du coût des soins par référence au tarif de l’INAMI pour la part excédant les prestations légales de la mutualité ou de l’organisme qui en tient lieu.

Le vol n’est pas couvert par notre assurance.
Le remboursement des frais de réparation de lunettes et d’orthèse n’est pas prévu par notre assurance.
Il vous est loisible d’emporter votre propre matériel (sans pouvoir prétendre à une quelconque remise sur le prix du stage), celui-ci sera sous votre entière responsabilité et ne sera pas couvert par l’assurance d’Actias Luna. Il vous est également loisible de souscrire une assurance complémentaire auprès d’un organisme de votre choix.

Modification du programme

Ces programmes sont donnés à titre indicatif. Ils peuvent subir des modifications, des aménagements, ou des annu- lations en fonction de critères techniques, d’impératifs de sécurité ou de conditions climatiques du moment. Dans ce cas, seuls les responsables de l’encadrement d’Actias Luna sont habilités à prendre la ou les décisions nécessaires. Le cas échéant, nous vous en aviserons dans les meilleurs délais.

Malgré notre vigilance, des erreurs ont pu nous échapper, le programme vous est donc proposé avec les réserves d’usage.

Recommendations en matière de santé

Il est instamment conseillé aux stagiaires d’être en ordre de vaccination, notamment antitétanique.
Pour tous les sports de plein air, il est nécessaire que les stagiaires se munissent de crème solaire, de lunettes de soleil et d’un couvre-chef.

Comment s’inscrire

Les inscriptions à nos stages peuvent s’effectuer :

• ›  soit sur notre site www.actiasluna.be : via l’onglet correspondant au stage voulu. Le bulletin d’inscription peut être envoyé par mail par nos soins ou téléchargé sur le site d’Actias Luna directement (onglet fiche d’inscription). Compléter le bulletin d’inscription et le renvoyer à Actias Luna.

Chaque stage doit faire l’objet d’une inscription individuelle.
Si vous désirez vous inscrire à plusieurs stages consécutifs, il convient de renvoyer autant de bulletins d’inscription que de stages souhaités. Les bulletins peuvent être photocopiés. Si plusieurs personnes souhaitent participer ensemble au même stage, les bulletins d’inscription doivent être renvoyés groupés. Chaque personne doit avoir une fiche d’inscription individuelle.

Dès réception de votre demande, Actias Luna vous enverra une confirmation. Les inscriptions ne seront définitivement validées qu’après réception d’un acompte dont le montant dépend du stage proposé. Le solde doit être payé dans les 10 jours suivant la demande d’inscription au stage. L’option gardée pour la place ne sera plus valide une fois passé ce délai.

Règlement d’ordre intérieur destiné aux stagiaires

Tout comme dans la pratique sportive ou durant les cours, ateliers ou animations, la vie en communauté implique des règles de savoir-vivre, tels que le respect de soi, des autres, la politesse, l’entraide et le partage. Ces valeurs font partie intégrante du projet pédagogique d’Actias Luna

5. Les stagiaires sont seuls responsables de leurs effets personnels. L’argent et les objets de valeur, les bijoux, accessoires électroniques, etc., ne sont pas nécessaires pour vivre un bon stage. Leur détention se fera sous l’entière responsabilité du stagiaire.

Afin d’éviter les abus et/ou dérives de tout ordre, la détention et l’usage des GSM, smartphones, tablettes et autres PC portables ne sont pas interdits, mais leur utilisation sera limitée. L’entière responsabilité de la détention d’un tel appareil incombe au stagiaire ou au responsable légal de ce dernier.
En cas d’infraction ou d’une utilisation non adéquate, l’appareil sera confisqué et rendu en fin de semaine.

6. Les sorties à l’extérieur du centre sportif ou du lieu dit de stage ne sont pas autorisées en dehors des activités encadrées.

7. Les frais consécutifs à toute dégradation causée à l’environnement ou au matériel seront supportés par son ou ses auteurs.

8. Le bon déroulement et la réussite du stage dépendent du respect de ces quelques règles élémentaires. Leur non-respect peut entraîner le renvoi immédiat du stagiaire sans possibilité de recours ni de remboursement.

9. D’autres consignes spécifiques à chaque centre sportif ou lieu de stage et à certaines activités (sportives ou non) peuvent être établies par le directeur ou le responsable des lieux.

10. Tout le personnel du centre sportif ou du lieu de stage ainsi que les animateurs d’Actias Luna restent disponible en cas de problème pour vous aider à passer un excellent séjour.

La participation à toutes les activités organisées est obligatoire.
Le respect des horaires, des consignes de sécurité ainsi qu’une tenue adaptée à chaque moment de la journée sont nécessaires à la réussite du stage.

Il est demandé à chacun d’avoir une attitude correcte tant à l’égard des autres stagiaires qu’envers les moniteurs et membres du personnel de l’asbl, du centre sportif ou lieu de stage, de respecter le matériel mis à disposition et de veiller à la propreté et l’ordre des lieux fréquentés.

Il se peut que l’on vous demande de donner un coup de main pour certaines tâches de la vie quotidienne. Merci de l’accepter avec le sourire.
« Sport, développement personnel et santé » sont indissociables : aucune consommation de tabac, d’alcool ou de substances illicites n’est tolérée parmis les stagiaires.  

Le respect du sommeil de chacun est important pour une bonne pratique durant le stage. C’est pourquoi l’extinction des feux est généralement fixée à 22 h, 22h30 (en fonction de l’âge des stagiaires). Les stagiaires – tant filles que garçons – ne sont pas autorisés à se rendre dans les chambres des stagiaires de l’autre sexe.

Chaque stagiaire ou responsable du stagiaire déclare avoir pris connaissance du règlement d’ordre intérieur, des informations générales et que le stagiaire inscrit, a le niveau requis pour participer a ce stage et s’engage à régler le prix du stage dès réception d’une lettre d’acceptation.